Vai trò của dịch công chứng, quan trọng và phức tạp

Thời đại toàn cầu, các nước bắt tay nhau ngày một nhiều, vai trò của dịch công chứng vì thế mà quan trọng hơn, độ phức tạp của nó cũng tăng lên tương ứng.

Xã hội phát triển ngày càng nhanh chóng, để đáp ứng xu thế hội nhập quốc tế, dịch công chứng đã và đang trở thành một bộ phận quan trọng không thể tách rời trong sự phát triển của xã hội. Cho dù là cá nhân riêng lẻ hoặc một tổ chức, một nhóm hội nào đó, khi phải ra nước ngoài để công tác, học tập – du học, du lịch hay có ý muốn định cư lâu dài nơi xứ người…nhằm thuận lợi cho việc hợp tác, giao lưu với mọi tổ chức lớn nhỏ dù ở trong hoặc ngoài nước thì yêu cầu tiên quyết đặt ra là phải có đầy đủ giấy tờ pháp lý được công chứng (đối với các tổ chức doanh nghiệp), và giấy tờ tùy thân (đối với mỗi cá nhân) như: hộ khẩu, chứng minh thư, giấy khai sinh, các loại bằng cấp, bảng điểm, giấy kết hôn…và tất nhiên đều phải qua quá trình dịch rồi công chứng hợp pháp; dựa trên xu thế đó, những công ty dịch công chứng xuất hiện càng lúc càng dày đặt, mật độ bao phủ cũng tăng cao.

Cũng phụ thuộc vào nơi đến là quốc gia nào mà quá trình dịch công chứng phải chuyển ngữ sang nhiều thứ tiếng như Anh, Pháp, Nga, Đức,Mỹ…và nhiều ngôn ngữ khác nữa. Đối với những cá nhân hay tổ chức nước ngoài muốn tiến nhập vào Việt Nam đầu tư thì cũng phải trải qua quá trình dịch thuật giấy tờ rồi công chứng hợp pháp tương tự vậy. Chung quy, dịch thuật hay công chứng vẫn là một phần quan trọng không thể lược bỏ trong xã hội hiện nay.

Bản chất của dịch công chứng

Toàn bộ hồ sơ sau khi đã trải qua quá trình dịch thuật đều bắt buộc người dịch phải để lại chữ ký của mình. Và điều quan trọng cần phải lưu ý, người dịch phải liên hệ với phòng Tư Pháp để đăng ký niêm yết chữ ký của mình trước đó, dân trong nghề gọi là đăng ký tư cách pháp nhân. Những nội dung hồ sơ qua dịch công chứng phải cam đoan là nó hoàn toàn phù hợp và thực sự chính xác khi đối chiếu với bản gốc. Để bản dịch này trở nên hợp pháp, nó nhất định phải được phòng tư pháp cấp quận, huyện hay cấp tương đương đóng dấu xác nhận, ứng với con số văn bản đã duyệt và ngày bắt đầu chứng thực nó.

Dịch công chứng là một vấn đề đòi hỏi sự chính xác cao. Trong khoản 2, điều 18, nghị định 79/2007/NĐ-CP của nhà nước ta có quy định người dịch phải cam đoan và chịu trách nhiệm về độ tin cậy của bản dịch nhưng trên thực tế lại chưa đưa ra được biện pháp chế tài nào khi văn bản dịch công chứng mắc phải những sai sót. Điều này dẫn tới sự không nhất quán và khó giải thích giữa những bên có nghĩa vụ và quyền lợi liên quan.

Không thể xếp dịch công chứng vào nhóm nghề kinh doanh kèm điều kiện. Hiện trạng các công ty dịch thuật lẫn người dịch thuật không có ai đứng ra quản lý, chỉ hoạt động trên hình thức thỏa thuận đơn giản giữa những người có nhu cầu và người dịch ngày một nhiều và khó kiểm soát. Thù lao dịch công chứng cũng thường phụ thuộc vào sự giao ước của các bên liên quan, khó tránh khỏi việc khách hàng phải trả khoản phí cao hơn mặt bằng chung.

Những đặc thù chung ở các tài liệu được dịch công chứng

Khi một cơ quan đại diện nhà nước thẩm định qua, sau đó ký và đóng dấu xác nhận lên một văn bản thì văn bản này được công nhận là có tính pháp lý. Nội dung của văn bản không nên quá dài dòng lê thê, cần lược bỏ những phần không quan trọng và giữ lại những điều cần trình bày lẫn các yếu tố trọng tâm. Dịch công chứng không hề dễ dàng hay đơn giản nên chớ quá vội tin những mẫu quảng cáo về tốc độ thực hiện, trong bài Bản chất của dịch công chứng lấy ngay là gì? đã có chỉ rõ, bởi công việc này đòi hỏi phải mang tính pháp lý cao nên tất cả ngôn từ trong văn đều phải chuẩn xác hóa, và toàn bộ những tài liệu hay dữ liệu tham khảo đính kèm đều phải chính xác tuyệt đối một trăm phần trăm theo yêu cầu.

Đối với những chuyên viên trong giới dịch thuật, hay nói rõ hơn là những nhân viên biên dịch chuyên làm phần dịch công chứng thì bản thân người ấy cũng phải trải qua sự thẩm định khắt khe và có tư cách hợp pháp để tiến hành giữ vai trò này. Việc kiểm tra tư cách pháp nhân phải dựa vào trình độ chuyên môn, bằng cấp ngôn ngữ của từng người. Nếu chứng thực được khả năng thì sẽ được giao trách nhiệm dịch công chứng những văn bản liên quan đến chính quyền, đọc thêm bài Khả năng dịch công chứng phản ánh năng lực công ty dịch thuật để rõ hơn về vị trí của công việc này trong giới dịch thuật tới đâu.

Giá trị bản dịch công chứng sau khi giao cho công ty dịch vụ

Thông thường đối với những văn bản quy tụ đầy đủ các yếu tố hợp pháp theo yêu cầu mà nhà nước đặt ra, nhưng người dùng chỉ muốn lấy riêng dấu của văn phòng công chứng, thì bản dịch của công ty dịch công chứng sẽ trả cho người yêu cầu là bản dịch có đóng dấu xác nhận với mẫu lời chứng M1(Bao gồm những cam đoan uy tín nhất về người đã dịch thuật và kèm theo lời chứng của văn phòng về người dịch). Ngược lại, nếu các văn bản thiếu tính pháp lý (chưa hội đủ những yêu cầu mang tính pháp lý, hợp pháp của nhà nước) thì bản dịch được trả về sẽ là bản có mẫu lời chứng M2, kèm theo việc ghi rõ ràng công ty dịch công chứng sẽ không chịu trách nhiệm về tính hợp lệ, hợp pháp của văn bản đã được dịch thuật.

Chúng ta sẽ thấy, nội dung trong mỗi bản dịch, chất lượng của các bản dịch là hoàn toàn tương đương nhau, nên sẽ luôn có giá trị giao dịch về nội dung, lợi ích và giá trị của dịch công chứng mang lại vẫn được đảm bảo ngang bằng. Điểm khác biệt đáng nói thường nằm ở lời chứng của văn phòng và từng bản dịch riêng biệt, phụ thuộc vào những tình huống khác nhau – những tình huống đặc biệt ngoại lệ, cũng như tùy vào từng nguyện vọng – yêu cầu của các dòng khách hàng.

Giải quyết vấn đề sao lưu văn bản dịch công chứng

Cho đến thời điểm hiện tại, pháp luật ta chưa chuẩn cho các văn bản dịch công chứng được phép sao lưu. Điều đó sẽ khiến cho khách hàng muốn lấy thêm bản dịch gặp nhiều phiền hà, vì họ phải làm lại từ đầu toàn bộ công đoạn đi dịch và làm thủ tục công chứng dịch thuật, đây cũng là một bất cập nằm ở tính pháp lý của dịch công chứng và đặc trưng riêng mà nó có. Bởi thế các công ty dịch công chứng thường sẽ khuyên khách hàng nên lấy dư ít nhất một bản dịch, để phòng ngừa những trường hợp bất trắc có thể xảy ra. Nếu lấy dư thì sau này cũng tránh được nhiều điều phiền hà rắc rối và tiết kiệm được thời gian và những chi phí không cần thiết.

Hiện tại rất cần các cơ quan có thẩm quyền cùng nghiên cứu và đưa ra những quy định và nguyên tắc cụ thể về tiêu chuẩn cũng như các điều kiện của người dịch thuật. Phải có những biện pháp chế tài dành riêng cho dịch công chứng. Thành lập một hội đồng kiểm tra trình độ dịch thuật của các dịch thuật viên. Tránh gặp các tình trạng dịch sai, nhầm lẫn, không có tính nhất quán, sai ngữ pháp…Bản thân việc dịch công chứng đúng như tên gọi của nó, gồm dịch thuật và công chứng, vì vậy phải có quá trình dịch chính xác thì mới đi tiếp được giai đoạn công chứng.

Qua những phân tích ở trên, cũng có thể thấy việc dịch công chứng khá là phức tạp và cần rất nhiều sự can thiệp thủ công và pháp lý, đã có một vài người nghĩ rằng nó quá đơn giản đến độ có thể dựa vào công cụ trên mạng để thực hiện, như việc dịch thuật công chứng bằng Google chẳng hạn, đây là lối nghĩ sai lầm và quá lạc quan, ít ra vẫn đúng cho tới hiện tại và cả trong tương lai gần.

Với sự phát triển tiến bộ của đất nước, nhiều văn phòng dịch công chứng được thành lập nhằm cung ứng cho nhu cầu của các cá nhân và tổ chức trong việc chứng thực giấy tờ. Để tránh được nhiều rủi ro trong quá trình dịch thuật và chứng thực, mỗi khách hàng cần tìm hiểu kĩ càng những quy tắc của bộ luật hiện hành và kiểm tra độ tin cậy của các công ty dịch công chứng mà mình định thuê.

Lãnh Thái